Objectif numero 1 : désengorger la messagerie. L’idée germe dans toutes les têtes de DSI contraints de jongler avec les espaces mémoire, les stocks et les archives qui s’accumulent chez les utilisateurs. Ils voient le problème de façon économique et pratique. Mais l’archivage électronique est devenu un sujet sensible qui concerne toute l’entrerprise. Et pourtant il est encore peu pris en compte par les directions générales et les besoins existent, sous-jacents. Selon Markess international, qui a réalisé une étude en février 2009 auprès de 210 entreprises utilisatrices, les directions perçoivent l’archivage des emails selon trois grands qualificatifs, sans qu’aucun ne soit une solution technique bien réelle. Pour les premiers il s’agit de réaliser un archivage « économique » qui réponde aux problèmes de volume exponentiel de courrier mais aussi aux gains de productivité. Pour les deuxièmes l’archivage doit être d’abord en conformité « réglementaire ». Ainsi 77 % des organisations avec des pratiques (actuelles ou futures) d’archivage de courriers électroniques ont cette demande. Ce sont des sociétés qui ont une forte demande de conformité au contexte légal/réglementaire ou de sécurisation des contenus. Pour les troisièmes l’archivage sert avant tout à mettre en avant les messages ayant une valeur « probatoire » (55%), c'est-à-dire que le stockage/archivage doit mettre en évidence le besoin de mieux gérer ses litiges et ses preuves puisque la valeur du courriel est loin d’être négligeable dans un procès.

10% des entreprise ne savent pas quelles solutions adopter

D’autres nécessités d’archivages sont aussi cités : comme l’archivage patrimonial ou l’archivage collaboratif, sans que leurs sens soient vraiment bien définis. L’un prendrait en compte la pérennité des savoirs et le second – qui représente 42% des organisations interrogées – relèverait davantage du partage de l’information et du travail collaboratif. La solution d’archivage globale ou dédiée reste une valeur sure aux yeux des entreprises pour la gestion du courriel. Même quand le projet de mise en place d’une politique d’archivage est retenue ou envisagée, 10% de l'échantillon ne savent pas quelles solutions adopter. Une bonne moitié estime que les solutions dédiés à l’archivage électronique sont le meilleur moyen pour gérer les messageries électroniques. 34%, en revanche, préfèrent mettre en place un module de messagerie d’entreprise ou de GED (Gestion électronique de documents). A ce titre, la vente et la direction commerciale sont les fonctions qui s’intéressent le plus à l’archivage. Bien sûr d’autres spécialités sont concernés. Le trio de tête réunit alors la finance/comptabilité et les ressources humaines. La surprise se trouve dans le positionnement de la relation client (17%) mais aussi du juridique (16%).

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Source : Markess international Légende : Les solutions d'archivage globales sont préférées aux solutions de messagerie d'entreprise En général ce sont les entreprises qui définissent les directives d’archivage (52%). Libre ensuite au collaborateur de déterminer si leur caractère relève d’un aspect probatoire ou non. Il reste que la pratique d’archiver en encore peu répandue. Il suffit de regarder les chiffres pour se rendre compte que 36 % des entreprises n’ont rien prévu dans ce domaine. Seul 25% d’entre elles, généralement les grandes entreprises ou le secteur financier ou bancaire, appliquent des règles définies en interne. Le marché est ouvert et devrait être important. Selon Markess la demande en logiciels et services associés en matière d’archivage de courriers électronique devrait passer de 65 millions d’euros en 2009 à 135 millions d’euros en 2011.

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Source : Markess international Légende : Seules 12% des entreprises ont mis en place une pratique d'archivage de courriers électroniques